Privacy reglement V.C.G. Rabenhaupt

Beleid van V.C.G. RABENHAUPT ten aanzien van VERWERKING en BEWARING van persoonsgegevens. Versie 20/05/2018

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Bordspelvereniging V.C.G. Rabenhaupt omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Naam

Van ieder lid (of erelid)  zijn voor- en achternaam geregistreerd.

  • Waarom?: Dit is noodzakelijk voor het voeren van de ledenadministratie.
  • Bewaartermijn: Deze gegevens worden tot zeven jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard.

Adres

Van ieder lid (of erelid) is zijn of haar adres geregistreerd.

  • Waarom?: Dit is noodzakelijk voor het voeren van de ledenadministratie. Het adres kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een aanmaning voor de contributie te kunnen sturen.
  • Bewaartermijn: Deze gegevens worden bewaard tot uiterlijk drie maanden na beëindiging van het lidmaatschap.
    • Tenzij het lid (of erelid) bij de beëindiging toestemming verleent om deze gegevens te laten bewaren. In dit geval worden de gegevens tot 7 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard.
    • Tenzij het lid (of erelid) bij de beëindiging nog een openstaande vordering heeft. In dit geval worden de gegevens bewaard tot uiterlijk drie maanden na het sluiten van de vordering.

E-mailadres

Van ieder lid (of erelid) is een e-mailadres geregistreerd.

  • Waarom?: Het e-mailadres wordt gebruikt voor het toesturen van bijvoorbeeld nieuwsbrieven en uitnodigingen voor de ALV. E-mail is de primaire manier voor de vereniging om met leden contact op te nemen.
  • Bewaartermijn: Deze gegevens worden bewaard tot uiterlijk drie maanden na beëindiging van het lidmaatschap.
    • Tenzij het lid (of erelid) bij de beëindiging toestemming verleent om deze gegevens te laten bewaren. In dit geval worden de gegevens tot 7 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard.

Telefoonnummer (optioneel)

Van ieder lid (of erelid) kan een telefoonnummer zijn geregistreerd, afhankelijk van de toestemming van het lid.

  • Waarom?: Dit is een optionele aanvulling op de primaire contactgegevens (e-mailadres).
  • Bewaartermijn: Deze gegevens worden bewaard tot uiterlijk drie maanden na beëindiging van het lidmaatschap.
    • Tenzij het lid (of erelid) bij de beëindiging toestemming verleent om deze gegevens te laten bewaren. In dit geval worden de gegevens tot 7 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard.

Bankrekeningnummer (optioneel)

Van ieder lid (of erelid) kan een bankrekeningnummer zijn geregistreerd, afhankelijk van de betaalwijze van de contributie. Een bankrekeningnummer wordt uitsluitend geregistreerd indien de contributie via een bankbetaling wordt voldaan. Bij contante betaling wordt er geen bankrekeningnummer geregistreerd.

  • Waarom?: Dit is noodzakelijk voor het voeren van de  financiële administratie.
  • Bewaartermijn: Deze gegevens worden tot zeven jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard.

Hoe worden de persoonsgegevens verwerkt?

De genoemde persoonsgegevens worden verwerkt in een professioneel ledenadministratie softwarepakket, dat voldoet aan de relevante wet- en regelgeving. De leverancier van de software heeft met de vereniging een standaardverwerkingsovereenkomst.

Daarnaast worden de door leden (of ereleden) ingevulde schriftelijke akkoordverklaringen met dit beleid in het papieren archief bewaard. In een dergelijke akkoordverklaring is naam (voor- en achternaam) het enige persoonsgegeven.

Rechten

Ieder lid (of erelid) of oud-lid heeft met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens de volgende rechten:

Inzage

Correctie

Verwijdering

Indien een lid (of erelid) of oud-lid aanspraak wil maken op één van bovengenoemde rechten, dient hij of zij hiervoor schriftelijk contact op te nemen met de secretaris van de vereniging (bij voorkeur per e-mail, naar secretaris@rabenhaupt.org).

Beschikbaarheid van dit bewaarbeleid

Dit bewaarbeleid zal beschikbaar worden gesteld op (tenminste) de volgende manieren:

•            Bij aanmelding als lid van de vereniging.

•            Via een nieuwsbrief per e-mail, uiterlijk vóór 25 mei 2018.

•            Op onze website (http://www.rabenhaupt.org).

•            Op schriftelijke aanvraag bij het bestuur (bij voorkeur per e-mail, naar secretaris@rabenhaupt.org)